Udostępnienie materiałów archiwalnych Straży Granicznej do celów naukowych, badawczych, publicystycznych i innych reguluje rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych (Dz.U. z 2011 r., Nr 196, poz. 1161).

 

Tryb występowania o udostępnienie zasobów archiwalnych

      Udostępnienie materiałów archiwalnych odbywa się na pisemne zgłoszenie zaiteresowanego podmiotu. Zgłoszenie winno zawierać:

1. Imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji - jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel.
2. Nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającj osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości osoby upoważnionej, której mają być udostępnione materiały archiwalne - jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna.
3. Wskazanie materiałów archiwalnych i określenie tematu, którego one dotyczą.
4. Określenie celu udostępniania materiałów archiwalnych.
5. Proponowany sposób udostępnienia materiałów archiwalnych.

      Ponadto, do zgłoszenie należy załączyć potwierdzenie faktu prowadzenia prac o wskazanej tematyce lub pismo polecające właściwej w tym zakresie instytucji lub osoby.

 

      Kierownik Archiwum Straży Granicznej, działając na podstawie upoważnienia udzielonego przez Komendanta Głównego SG, po rozpatrzeniu wniosku, udostępnia przedmiotowe materiały. Zgodnie z posiadanym prawem może również:

1. Odmówić lub ograniczyć udostępnianie albo reprodukowanie materiałów archiwalnych ze względu na ich zły stan fizyczny, ewentualnie żądanie przez zgłaszającego/wnioskodawcę materiałów archiwalnych wykraczających poza tematykę prowadzonych badań.
2. Ustalić maksymalną liczbę jednostek archiwalnych, jaka może być udostępniona jednej osobie w ciągu dnia.